_Für Claudia · AI:AT Event-Master · gültig ab 01.07.2026_
Bisher musstest du jeden Termin an mehreren Stellen eintragen — Eventkalender, Jahresübersicht, Listen. Das ist vorbei. Ab jetzt trägst du jeden Termin genau einmal ein. Alles andere — der AI:AT Eventkalender in Outlook, die Jahresübersicht — entsteht automatisch aus deiner Eingabe. Du pflegst die Quelle, der Rest passiert von selbst.
In einer einzigen Datei und dort in einem einzigen Tab:
➡️ Tab „Events_Master" — eine Zeile pro Termin.
Das ist deine einzige Eingabestelle für neue Termine. Die anderen Tabs (vor allem „Jahresübersicht") werden automatisch befüllt — die bitte nicht von Hand ändern. Wenn du dort etwas korrigieren willst, ändere stattdessen die passende Zeile in Events_Master, und die Übersicht zieht nach.
Du musst nicht jedes Feld ausfüllen. Diese hier sind die wesentlichen — und wo immer ein Dropdown angeboten wird: auswählen statt tippen. Das verhindert Tippfehler und sorgt dafür, dass die automatische Weiterverarbeitung sauber funktioniert.
| Feld | Was rein kommt | Beispiel |
|---|---|---|
| Titel | Name des Events, wie er öffentlich erscheinen soll | ISC High Performance 2026 |
| Status | _Dropdown_ — wie sicher ist der Termin? (siehe unten) | confirmed |
| Event-Art | _Dropdown_ — Delegationen · Meetups · Business Workshops · andere nicht-technische Workshops | Meetups |
| Typ | _Dropdown_ — online · hybrid · vor Ort | vor Ort |
| Start-Datum | Tag des Beginns | 2026-06-22 |
| Start-Zeit | Uhrzeit des Beginns (getrennt vom Datum!) | 09:00 |
| End-Datum | Tag des Endes | 2026-06-26 |
| End-Zeit | Uhrzeit des Endes — Pflichtfeld (bitte immer ausfüllen) | 17:00 |
| URL | Link zur Event-Seite | https://isc-hpc.com/ |
| Ort | Name, Stadt, Land — nur bei vor Ort/hybrid nötig | Hotel Birger Jarl, Hamburg, DE |
Wichtig: Datum und Uhrzeit stehen in getrennten Feldern. Bitte nicht „22.6. um 9 Uhr" in ein Feld schreiben — das Datum kommt ins Datumsfeld, die Uhrzeit ins Zeitfeld. Start-Zeit und End-Zeit sind beide Pflicht (auch bei ganztägigen Terminen einfach z. B. 09:00–17:00 eintragen).
Der Status steuert, ob und wie ein Termin im Kalender landet. Du wählst ihn aus dem Dropdown:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| BLOCKER | Termin steht noch nicht fix (Datum oder Ort unklar). Landet als unverbindlicher Eintrag „[BLOCKER] …" im Kalender — als Platzhalter, damit der Termin nicht vergessen wird. Trag im Feld BLOCKER-Grund kurz ein, was noch offen ist. |
| confirmed | Termin ist fix und bestätigt. |
| cancelled | Event ist abgesagt — verschwindet automatisch aus dem Kalender. Zeile bleibt für die Historie stehen, einfach den Status umstellen. |
| draft | Schon auf der ai-at.eu Website vorbereitet, aber noch nicht veröffentlicht. |
| live | Auf der Website veröffentlicht. |
| past | Termin ist vorbei — wird automatisch aus der aktiven Übersicht ausgeblendet. |
Für deine tägliche Arbeit sind vor allem BLOCKER, confirmed und cancelled relevant. Den Rest setzen wir gemeinsam beim Veröffentlichen auf der Website.
Zwei weitere Tabs ersetzen die bisherige Staffing- und Kommunikations-Planung — jeweils eine Zeile pro Aufgabe, verknüpft mit dem Termin über die Event-ID:
So findest du zu jedem Termin auf einen Blick, wer eingebunden ist und welche Kommunikation ansteht.
> Gut zu wissen: Outlook bekommt nur den Event-Termin selbst — nicht die einzelnen Comms-Aufgaben. Dein Kalender bleibt also übersichtlich und füllt sich nicht mit Deadlines für Posts.
Aus deinen Einträgen in Events_Master entstehen ohne dein Zutun:
> Neu: Der Kalender ist nicht mehr nur intern in Outlook, sondern direkt auf ai-at.eu eingebettet und überall abonnierbar — mit den richtigen Terminen, BLOCKER als Platzhalter, Absagen verschwinden. Du pflegst weiterhin nur die eine Liste; der öffentliche Kalender aktualisiert sich von selbst. (Wer von außen abonniert, sieht Änderungen mit etwas Verzögerung — ein paar Stunden; die Ansicht auf der Website ist sofort aktuell.)
In den Outlook-Kalender kommen nur bestätigte und sichtbare Termine: confirmed, live und BLOCKER (sobald ein Start-Datum gesetzt ist). draft (nur auf der Website vorbereitet) und past (vergangen) erscheinen nicht im Kalender — der bleibt dadurch übersichtlich. Ein BLOCKER ohne Datum bleibt vorerst nur in der Liste und landet erst im Kalender, wenn ein Start-Datum drinsteht.
Duplikate werden dabei vermieden — derselbe Termin landet nicht doppelt im Kalender, auch wenn du eine Zeile später noch einmal bearbeitest.
<TUcloud-Ordner>/AIAT_Event_Master.xlsx _(genauer Pfad wird noch ergänzt)_.AIAT_Event_Master.xlsx in der TUcloud) und zum Tab Events_Master gehen.> Bei Fragen oder wenn ein Termin im Kalender nicht auftaucht: kurz Bescheid geben — meistens fehlt nur ein Pflichtfeld (Titel, Status oder Start-Datum).